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Angebotsanfragen, Reklamationen, Krankmeldungen, Verträge: Der Business Optimizer ist eine Automatisierungsmaschine für Geschäftsvorgänge. Vorgänge kommen aus dem Microsoft-365-Postfach, aus dem Webformular Ihrer Website oder über eine Schnittstelle. Er erkennt sie, liest die Daten heraus, führt sie durch einen festgelegten Ablauf und übergibt das Ergebnis an die nächsten Schritte. Wo eine Antwort entsteht, liegt sie als Entwurf bereit. Sie legen fest, was automatisch läuft und was ein Mensch freigibt, uvm. Gebaut und betrieben von FHC+P, im Einsatz im eigenen Haus.
Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Einrichtung nach Aufwand, kein fester Tarif. Zuerst läuft der Business Optimizer im Beobachten-Modus an Ihren echten Eingängen mit und sendet nichts.
Oder zuerst prüfen, welche Abläufe sich lohnen: Checkliste anfordern ↓
In fast jedem Unternehmen läuft ein großer Teil der Arbeit über Eingänge: ein gemeinsames Postfach, ein Kontaktformular, Meldungen aus anderen Programmen. Jeder Eingang will gelesen, zugeordnet, in ein weiteres System übertragen, beantwortet und abgelegt werden. Meist von Hand, meist nebenbei, und immer dann, wenn eigentlich etwas anderes dringend ist. Das Ergebnis kennt jeder: Anfragen warten, Fristen rutschen durch, und die Frage „Wer hat das eigentlich bearbeitet?" kostet mehr Zeit als die Bearbeitung selbst.
Automatisierung heißt hier nicht, die Mitarbeitenden zu ersetzen. Sie heißt, die gleichförmige Vorarbeit abzugeben, damit Menschen das tun, wofür sie da sind: entscheiden, beraten, Beziehungen pflegen.
Zeit sparen ist das eine. Der größere Hebel liegt oft woanders: in Kürzungen, die niemand anficht, Angeboten ohne Nachfassen und Wartungen, an die niemand erinnert. Der Business Optimizer macht solche Abläufe so einfach, dass sie nur noch wenige Klicks brauchen.
Geld zurückholenDer Business Optimizer übernimmt die Arbeit zwischen „Vorgang ist da" und „Vorgang ist erledigt". Jede Stufe ist sichtbar, begründet und korrigierbar.
Bei jedem Eingang wird zuverlässig entschieden, ob ein neuer Vorgang beginnt oder der Eingang zu einem laufenden gehört. Über Gesprächsverlauf, Vorgangsnummer und Referenzen wie Akten- oder Kundennummern. Werbung, Newsletter und automatische Systemmeldungen werden vorab aussortiert.
Eine KI ordnet den Vorgang einem Typ zu, etwa Angebotsanfrage, Reklamation oder Bestellung, und liest Text und Anhänge. Sie übernimmt nur, was dort steht. Fehlt eine Angabe, bleibt das Feld leer, statt geraten zu werden.
Wo eine Antwort nötig ist, entsteht der Vorschlag in Ihrem Ton, mit Ihrer Signatur und Ihren Textbausteinen. Er landet im normalen Outlook-Entwurfsordner. Nichts verlässt das Haus, bevor ein Mensch es gelesen hat.
Sobald Sie senden, erkennt das System es und schließt den Vorgang. Daten werden strukturiert abgelegt oder an Folgeschritte übergeben, zum Beispiel als Eintrag im CRM.
Das Postfach ist nur eine Quelle von mehreren. Jeder Vorgang durchläuft Eingang, Verarbeitung und Ausgang. Welche Schritte dazwischen liegen, legen Sie je Vorgangstyp fest.
Weitere Systeme binden wir nach Bedarf an. Welche Quelle und welches Ziel für Ihren Ablauf sinnvoll sind, klären wir im Erstgespräch.
Wir zeigen es Ihnen im Erstgespräch an Ihren eigenen Vorgängen.
Der Business Optimizer ist keine Technik zum Selbstzweck. Diese drei Situationen kennt fast jedes Unternehmen. Jede Seite zeigt, wie der Ablauf danach aussieht.
Eingang erfassen, Frist setzen, Antwort als Entwurf bereitlegen.
Mehr erfahren →Kunden erfahren jeden Schritt per E-Mail, das Telefon klingelt seltener.
Mehr erfahren →Fristen laufen im Vorgang mit, melden Überschreitungen und eskalieren.
Mehr erfahren →Was kostet Sie Ihr Postfach? Zeit und Euro selbst durchrechnen →
Jeder Betrieb hat seine eigenen Eingänge und Abläufe. Diese Seiten zeigen, wie der Business Optimizer in Ihrer Branche arbeitet. Ihre Branche fehlt? Sprechen Sie uns an, die Vorgangstypen passen wir an.
Von der Anfrage bis zum Auftrag: Entwürfe statt Büroarbeit am Abend.
Mehr erfahren →Fälligkeiten, Freigaben und Abholung im Griff, Kunden erfahren jeden Schritt.
Mehr erfahren →Anfragen und Fristen im Griff, Auftraggeber je Planungsschritt informiert.
Mehr erfahren →Schadenmeldungen und Unterlagen je Objekt, Mieter bleiben informiert.
Mehr erfahren →Interessentenanfragen schnell beantwortet, Unterlagen nach Freigabe nachgeliefert, Eigentümer informiert.
Mehr erfahren →Frachtanfragen, Statusmeldungen und Zustellnachweise im Griff, Auftraggeber müssen nicht nachfragen.
Mehr erfahren →Störungen und Reklamationen je Objekt, der Auftraggeber bleibt informiert.
Mehr erfahren →Mitgliederanfragen und Austritte erfasst, Antworten als Entwurf, Ehrenamtliche entlastet.
Mehr erfahren →Probetrainings mit Terminvorschlägen, Kündigungen als Entwurf bestätigt, Nachfassen nach dem Termin.
Mehr erfahren →So sieht eine Angebotsanfrage aus, wenn der Business Optimizer die Vorarbeit macht. Die Werte sind erfundene Beispieldaten.
Betreff: Anfrage Wartungsvertrag Heizung
Von: info@beispiel-firma.de
„Wir suchen einen Wartungsvertrag für zwei Heizungsanlagen. Können Sie uns bis Ende des Monats ein Angebot machen? Besichtigung wäre nächste Woche möglich."
Die Mail ist kein Newsletter und keine Systemnachricht. Sie gehört zu keinem laufenden Vorgang und eröffnet deshalb einen neuen: Typ „Angebotsanfrage".
Die Felder stehen strukturiert im Vorgang. Der Antwortentwurf bestätigt den Eingang und fragt die fehlende Telefonnummer nach. Im Monitor sehen Sie jederzeit, warum der Vorgang so eingeordnet wurde.
Das sind Beispiele, keine feste Liste. Wir liefern fertige Vorgangstypen als Ausgangspunkt mit und passen sie an Ihre Abläufe an. Jeder Typ legt fest, welche Daten gelesen werden, welche Schritte folgen und wann ein Mensch gefragt wird.
Leistung, Menge, Wunschtermin und Firma werden erfasst, der Antwortentwurf bestätigt den Eingang und fragt Fehlendes nach.
Kundennummer, betroffenes Produkt, Problem und Dringlichkeit stehen sofort im Vorgang. Bei Reklamationen zählt nur der Sachverhalt, nicht die Tonlage.
Positionen, Mengen, Liefertermin und Lieferadresse werden wörtlich übernommen. Nichts wird ergänzt oder vereinheitlicht.
Wunschtermine und Alternativen oder gewünschte Dokumente samt Nummer und Zustellweg sind erfasst, bevor jemand den Eingang öffnet. Das gewünschte Dokument kann nach Freigabe durch einen Menschen nachgeliefert werden.
Vertragsnummer, gewünschter Termin und Grund werden erfasst. Ob eine Frist haltbar ist, prüft ein Mensch.
Wer ist wann krank, von wann bis wann? Die Arbeitstage berechnet die Software nach Kalender und Feiertagen, nicht die KI. Dazu Übersicht und CSV-Export.
Eingehende Bewerbungen und Angebote von Lieferanten werden erkannt und strukturiert abgelegt, statt irgendwo zu versanden.
Jeder wiederkehrende Ablauf in Ihrem Haus lässt sich als Vorgangstyp abbilden, mit eigenen Feldern, Schritten und Regeln. Wir richten ihn mit Ihnen ein.
Wir bauen den passenden Vorgangstyp gemeinsam mit Ihnen.
Vertragsprüfung: Verträge und Angebote aus dem Anhang werden in drei Gruppen eingeordnet: Muss-Änderungen, Verhandelbares und Knackpunkte, jeweils mit Empfehlung. Die Bewertung trifft ein Mensch.
Spamschutz mit Lernen: Ein eigener Filter sortiert Werbung und Kaltakquise aus Postfach und Webformular aus, bevor sie einen Vorgang anlegen. Jede Korrektur im Monitor macht ihn besser, bekannte Absender kommen immer durch.
Ihr Ton, Ihre Bausteine: Tonart, Signatur und Standardantworten legen Sie fest. Je Baustein bestimmen Sie, ob die KI ihn wörtlich nimmt, anpasst oder nur als Anhaltspunkt nutzt.
Altbestand nachträglich auswerten: Ein Ordner mit alten Mails lässt sich durch dieselbe Pipeline schicken, zum Beispiel für die Krankmeldungen eines ganzen Jahres.
Live-Monitor: In Sekunden sehen Sie, welcher Vorgang in welchem Schritt steckt und warum die KI so entschieden hat. Korrekturen sind mit einem Klick gemacht und fließen ins Lernen ein.
Rollen und Mandanten: Mehrere Gesellschaften, Teams und Rechte in einer Installation, sauber voneinander getrennt. Ansichts-Rollen dürfen wirklich nur lesen.
Fristen und Eskalation: Je Vorgangstyp legen Sie fest, bis wann ein Vorgang erledigt sein soll, gerechnet in Arbeitsstunden nach Kalender und Feiertagen. Ist die Frist überschritten, wird der Bearbeiter benachrichtigt. Bleibt der Vorgang liegen, eskaliert er an die Administratoren. Wiedervorlagen erinnern an offene Punkte.
Nachfassen: Antwortet ein Kunde nicht, erinnert die Software per Entwurf. Nach der eingestellten Zahl von Erinnerungen gibt sie auf.
Zuständigkeiten: Vorgänge werden fest oder gleichmäßig auf Ihr Team verteilt, je Vorgangstyp einstellbar.
Antworten liegen als Entwurf bereit. Automatisches Senden gibt es nur als bewusst eingeschaltete Option, mit mehrfacher Absicherung und nur für Fälle, die Sie festlegen.
Jeder neue Vorgangstyp startet im Beobachten-Modus. Sie sehen, wie die Software Ihre echten Eingänge einordnet, bevor sie irgendetwas tut. Erst dann schalten Sie ihn scharf.
Logik wird konfiguriert und bleibt sichtbar, testbar und prüfbar. Die KI ist ein Baustein im Ablauf, nicht der Ablauf selbst. Rechenregeln wie Arbeitstage macht der Code, nicht das Modell.
Der Business Optimizer läuft auf Servern in Deutschland. Auf Wunsch verarbeiten ausschließlich europäische KI-Modelle Ihre Daten. Zugangsdaten sind verschlüsselt gespeichert.
Der Inhalt einer Mail oder eines Formulars darf der KI nie neue Anweisungen geben. Eine eingebaute Sperre schützt davor, dass jemand per Text die Automatik umsteuert.
Ein Wächter überwacht Anbindungen, Dienste und Sicherung und meldet Störungen per Mail. Fällt die KI aus, wird der Vorgang später erneut versucht, statt still liegen zu bleiben.
Wir starten im Beobachten-Modus mit Ihren echten Vorgängen.
Wir schauen mit Ihnen, welche Vorgänge in welcher Menge anfallen und wo sich Automatisierung wirklich rechnet.
Eingänge verbinden, Vorgangstypen anlegen, Ausgänge und Freigaben festlegen. Echte Vorgänge aus der Vergangenheit dienen als Testmaterial.
Die Software läuft mit, ohne zu handeln. Wir schauen gemeinsam auf die Treffer und schärfen nach, bis die Einordnung stimmt.
Typ für Typ gehen Entwürfe und Folgeschritte live. Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung übernehmen wir auf Wunsch.
Der Business Optimizer ist die Plattform hinter unserer Prozessautomatisierung. Wir haben ihn mit denselben KI-first-Methoden gebaut, die wir in der KI-Transformation bei Kunden einsetzen, und betreiben ihn im eigenen Haus mit unserem Postfach und den Formularen unserer Website. Was wir Ihnen zeigen, läuft also bei uns selbst mit echten Vorgängen. Das gilt auch für diese Website: Anfragen über unser Kontaktformular landen als Vorgang im Business Optimizer.
Es gibt keine Tarifstufen von der Stange. Wir richten den Business Optimizer für Ihre Abläufe ein und rechnen nach Aufwand ab. Was das für Ihren Fall bedeutet, sagen wir Ihnen im Erstgespräch ehrlich, auch dann, wenn die Antwort lautet, dass sich Automatisierung für einen Ablauf noch nicht lohnt.
Der Bewertungsbogen für Ihre Eingänge: Abläufe sammeln, mit fünf Fragen einordnen, den Zeitaufwand grob rechnen und Beispiele für das Erstgespräch vorbereiten. Wir senden Ihnen den Download-Link per E-Mail zu.
Nennen Sie uns den Ablauf, der bei Ihnen die meiste Zeit frisst. Wir zeigen Ihnen am Beispiel Ihrer eigenen Vorgänge, was der Business Optimizer daraus macht. Einrichtung und Abrechnung nach Aufwand. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich.
Haben Sie weitere Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne direkt über unser Kontaktformular oder per E-Mail.
Der Business Optimizer ist eine Automatisierungsmaschine für Geschäftsvorgänge. Vorgänge kommen aus dem Microsoft-365-Postfach, aus Webformularen oder über eine Schnittstelle. Er erkennt, ob ein neuer Vorgang beginnt oder ein laufender fortgesetzt wird, ordnet ihn einem Vorgangstyp zu, liest die wichtigen Daten aus, legt Dokumente und Anhänge ab, führt den Vorgang durch einen festgelegten Ablauf und übergibt das Ergebnis, etwa als Antwortentwurf, als Eintrag im CRM oder per Webhook. Angeforderte Dokumente liefert er nach, sobald ein Mensch freigibt, uvm. Ein Mensch gibt dort frei, wo Sie es festlegen.
Aus dem Microsoft-365-Postfach, aus den Webformularen Ihrer Website und über eine Schnittstelle, über die andere Programme Ereignisse per HTTP melden, zum Beispiel Fälligkeiten aus einem Werkstattprogramm. Dazu lässt sich ein Ordner mit alten Mails nachträglich durch dieselbe Pipeline schicken. Weitere Quellen binden wir nach Bedarf an.
Zuerst über feste Merkmale: die Vorgangsnummer im Betreff, Referenzen wie Akten- oder Kundennummern und den Gesprächsverlauf. Erst danach entscheidet die KI. Wechselt in einem Gespräch das Thema, legt die Software einen neuen Vorgang an und verknüpft ihn mit dem bisherigen. Newsletter, Werbung und automatische Systemmeldungen werden vorab aussortiert.
Nein, nicht im Standard. Antworten landen als Entwurf im normalen Outlook-Entwurfsordner, Sie lesen und senden selbst. Automatisches Senden gibt es nur als bewusst eingeschaltete Option, mehrfach abgesichert und nur für Fälle, die Sie festlegen.
Jeder neue Vorgangstyp startet im Beobachten-Modus: Die Software ordnet Ihre echten Eingänge ein, ohne etwas zu tun, und Sie sehen im Monitor, was sie warum entschieden hat. Korrekturen sind mit einem Klick gemacht und fließen ins Lernen ein. Felder, die nicht im Eingang stehen, bleiben leer, statt geraten zu werden.
Ja. Eingehende Dokumente und Anhänge werden abgelegt, bei Bedarf mit erkannter Dokumentart. Bei einer Dokumentenanfrage wird das gewünschte Dokument nachgeliefert, sobald ein Mensch freigibt. Gesendet wird nie ohne Freigabe.
Ja. Verträge und Angebote aus dem Anhang werden in drei Gruppen eingeordnet: Muss-Änderungen, Verhandelbares und Knackpunkte, jeweils mit Empfehlung. Das ist eine Analyse ohne Außenwirkung. Die Bewertung trifft ein Mensch.
Ein eigener Spamfilter sortiert Werbung und Kaltakquise aus Postfach und Webformular aus, bevor ein Vorgang entsteht. Er lernt aus Ihren Korrekturen im Monitor, und bekannte Absender kommen immer durch.
Ergebnisse lassen sich als Eintrag ins CRM übergeben oder per Webhook an das nächste Programm im Ablauf weiterreichen. Andere Programme können ihrerseits über eine Schnittstelle Vorgänge melden. Welche Anbindung für Ihre Abläufe sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch.
Ja. Mehrere Gesellschaften, Teams und Rechte laufen in einer Installation, sauber voneinander getrennt. Ansichts-Rollen dürfen nur lesen. Vorgänge lassen sich je Vorgangstyp fest oder gleichmäßig auf Ihr Team verteilen.
Er läuft auf Servern in Deutschland, Zugangsdaten sind verschlüsselt gespeichert, Mandanten und Rechte sind sauber getrennt. Auf Wunsch verarbeiten ausschließlich europäische KI-Modelle Ihre Daten. Die Einrichtung stimmen wir mit Ihrem Datenschutz ab.
Fertige Vorlagen gibt es unter anderem für Angebotsanfragen, Support und Reklamationen, Bestellungen, Termin- und Dokumentenanfragen, Kündigungen, Bewerbungen und Krankmeldungen. Bei Dokumentenanfragen wird das gewünschte Dokument nach Ihrer Freigabe nachgeliefert, eingehende Dokumente werden abgelegt. Dazu kommt eine Vertragsprüfung für Anhänge. Eigene Vorgangstypen für Ihre Abläufe richten wir mit Ihnen ein.
Ja. Je Vorgangstyp legen Sie eine Frist in Arbeitsstunden fest, gerechnet nach Kalender und Feiertagen. Ist sie überschritten, wird der Bearbeiter benachrichtigt, bleibt der Vorgang liegen, eskaliert er an die Administratoren. Dazu kommen Wiedervorlagen und das Nachfassen per Entwurf, wenn ein Kunde nicht antwortet.
In vier Schritten: Wir sichten mit Ihnen die Vorgänge, richten Eingänge und Vorgangstypen ein, lassen die Software im Beobachten-Modus mitlaufen und schalten sie Typ für Typ scharf. Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung übernehmen wir auf Wunsch.
Es gibt keine festen Tarifstufen. Wir richten die Lösung für Ihre Abläufe ein und rechnen nach Aufwand ab. Im Erstgespräch klären wir, welche Vorgänge sich lohnen, und nennen Ihnen eine ehrliche Einschätzung.