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Angebotsanfragen und Supportfälle landen im gemeinsamen Postfach, und jeder hofft, dass sich ein anderer darum kümmert. Der Business Optimizer erkennt jeden Eingang, erfasst die Daten und legt die Antwort als Entwurf bereit. Sie lesen, ändern und senden. Der Business Optimizer sorgt dafür, dass nichts mehr unbemerkt liegen bleibt.
Montagmorgen im Büro: Im gemeinsamen Postfach steht eine Angebotsanfrage, geschickt am Freitagnachmittag. Die Kollegin hat sie gesehen und weiß, dass sie Preise klären muss. Der Kollege hat sie auch gesehen und geht davon aus, dass sie es übernimmt. Dann klingelt das Telefon, ein Kunde steht in der Tür, und die Mail rutscht eine Seite nach unten.
Am Mittwoch fragt der Interessent nach. Jetzt muss jemand erst suchen, wer eigentlich zuständig war, die Anfrage in Ruhe lesen und von vorn anfangen. Einem Supportfall im selben Postfach ergeht es ähnlich: Niemand hat ihn bewusst liegen lassen, aber niemand hat ihn bewusst übernommen.
Das Problem sind nicht faule Mitarbeitende. Das Problem ist, dass ein gemeinsames Postfach keine Zuständigkeit kennt, keine Frist und keine Erinnerung.
Wer eine liegengebliebene Anfrage aufnimmt, muss erst herausfinden, was schon geklärt ist und was nicht. Diese Arbeit entsteht nur, weil der Eingang nicht sofort erfasst wurde.
Wer eine Anfrage stellt, fragt meist mehrere an. Antwortet ein anderer zuerst, ist der Auftrag oft vergeben, bevor Ihr Angebot geschrieben ist.
Jede Nachfrage des Kunden ist ein Zeichen, dass er sich nicht ernst genommen fühlt. Im Team bleibt der Streit, wer es hätte tun sollen.
Vom Eingang bis zur Antwort übernimmt die Software die Vorarbeit. Die Entscheidung, was an den Kunden geht, bleibt bei Ihnen.
Mails aus dem Microsoft-365-Postfach und Anfragen aus dem Webformular laufen durch dieselbe Pipeline. Werbung und Systemmeldungen werden vorab aussortiert. Eine KI ordnet den Vorgangstyp zu und liest Text und Anhänge. Fehlt eine Angabe, bleibt das Feld leer.
Der Antwortentwurf entsteht in Ihrem Ton, mit Ihrer Signatur und Ihren Textbausteinen. Er bestätigt den Eingang und fragt Fehlendes nach. Er liegt im Outlook-Entwurfsordner, und der Mensch sendet.
Der Vorgang geht an einen festen Bearbeiter oder wird gleichmäßig verteilt. Je Vorgangstyp legen Sie eine Frist in Arbeitsstunden fest. Wird sie überschritten, wird der Bearbeiter benachrichtigt, danach eskaliert der Vorgang an die Administratoren. Mehr dazu unter Fristen und Eskalation.
Antwortet der Kunde auf Ihre Rückfrage nicht, entsteht ein Entwurf zum Nachfassen. Nach der eingestellten Zahl von Erinnerungen gibt die Software auf. Dass sich ein Kunde seltener melden muss, behandelt Telefon und Nachfragen.
Eine Anfrage kommt per Webformular oder Mail. Alle Namen und Werte sind erfundene Beispieldaten.
Betreff: Anfrage Wartung Lüftungsanlage
Von: einkauf@beispiel-firma.de
„Wir suchen ein Angebot für die jährliche Wartung von zwei Lüftungsanlagen in unserer Halle. Wunschtermin ist Anfang Dezember."
Anhang: Anlagenfoto.jpg
Die Nachricht ist keine Werbung und gehört zu keinem laufenden Vorgang. Es entsteht ein neuer Vorgang vom Typ „Angebotsanfrage". Er wird einem Bearbeiter zugewiesen, und die Frist läuft.
Entwurf im Outlook-Entwurfsordner
„Vielen Dank für Ihre Anfrage zur Wartung Ihrer zwei Lüftungsanlagen. Damit wir Ihnen ein Angebot erstellen können, nennen Sie uns bitte Ihren Ansprechpartner und den Standort der Halle."
Der Entwurf bestätigt den Eingang mit den erfassten Daten und fragt nach, was fehlt. Im Betreff steht die Vorgangsnummer, damit die Antwort des Kunden wieder zum selben Vorgang findet. Gesendet wird erst nach Ihrer Freigabe.
Wir zeigen es Ihnen im Erstgespräch an Ihren eigenen Eingängen.
Der Business Optimizer beantwortet keine Anfrage hinter Ihrem Rücken. Antworten liegen als Entwurf bereit, und der Mensch sendet. Automatisches Senden gibt es nur als bewusst eingeschaltete Option je Vorgangstyp. Jeder neue Typ startet im Beobachten-Modus: Sie sehen im Live-Monitor, wie die Software Ihre echten Eingänge einordnet, bevor sie irgendetwas tut. Die Begründung der KI ist sichtbar, eine Korrektur ist ein Klick.
Was die Software abnimmt, ist die Vorarbeit. Wie viel Zeit das in Ihrem Betrieb sein kann, rechnen Sie mit eigenen Annahmen im Zeitersparnis-Rechner durch. Einen Überblick über alle Funktionen gibt die Übersicht zum Business Optimizer.
Nennen Sie uns das Postfach, in dem bei Ihnen am meisten liegen bleibt. Wir zeigen Ihnen am Beispiel Ihrer eigenen Eingänge, was der Business Optimizer daraus macht.
Haben Sie weitere Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne direkt über unser Kontaktformular oder per E-Mail.
Jeder Eingang aus dem Microsoft-365-Postfach oder dem Webformular wird als Vorgang erfasst und einem Bearbeiter zugewiesen. Für den Vorgangstyp gilt eine Frist, und bei Überschreitung wird gemeldet und eskaliert. So hängt es nicht mehr davon ab, dass jemand zufällig hinschaut.
Nein, nicht im Standard. Die Antwort liegt als Entwurf im Outlook-Entwurfsordner, in Ihrem Ton und mit Ihrer Signatur. Sie lesen, ändern und senden selbst. Automatisches Senden gibt es nur als bewusst eingeschaltete Option je Vorgangstyp.
Die KI übernimmt nur, was im Text oder im Anhang steht. Fehlende Felder bleiben leer, statt geraten zu werden. Der Antwortentwurf kann die fehlenden Angaben beim Kunden nachfragen.
Dann entsteht ein Entwurf zum Nachfassen. Nach der eingestellten Zahl von Erinnerungen gibt die Software auf. Auch hier sendet ein Mensch.
Je Vorgangstyp legen Sie eine Frist in Arbeitsstunden fest, gerechnet nach Kalender und Feiertagen Ihres Bundeslands. Ist sie überschritten, wird der Bearbeiter benachrichtigt. Bleibt der Vorgang liegen, eskaliert er an die Administratoren.
Im Live-Monitor sehen Sie, welcher Vorgang in welchem Schritt steckt und warum die KI so entschieden hat. Eine Korrektur ist mit einem Klick gemacht. Vor dem Scharfschalten läuft jeder neue Vorgangstyp im Beobachten-Modus mit.