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Im Handwerksbetrieb landet fast alles beim Inhaber: Anfragen, Aufmaßtermine, Angebote, Lieferantenrechnungen und die Frage des Kunden, wann es weitergeht. Tagsüber steht der Betrieb auf der Baustelle, also wird abends im Postfach und auf dem Handy nachgearbeitet. Der Business Optimizer liest die Eingänge, erfasst die Angaben und legt Antwortentwürfe bereit. Sie prüfen, entscheiden und senden.
Ob Installateur, Elektro, Maler, Tischlerei oder Dachdecker: Der Tag gehört den Kunden vor Ort. Das Telefon klingelt trotzdem, und das Postfach füllt sich weiter. Typisch sind:
Wie sich das im Kleinen anfühlt, beschreiben die Seiten Anfragen bleiben liegen und Telefon und Nachfragen.
Jeder Ablauf ist ein Vorgangstyp mit eigenen Feldern, Statuswerten und Zuständigkeiten. Eigene Typen legen Sie nach Bedarf an.
Eingang: Webformular oder Mail mit Fotos. Erfasst: Name, Adresse, Gewerk, Wunschzeitraum, Hinweise aus Text und Anhängen; fehlende Felder bleiben leer. Vorbereitet: Eingangsbestätigung und Antwortentwurf. Sie entscheiden: ob und zu welchen Bedingungen Sie anbieten.
Eingang: Mail oder Formular mit Wunschtagen. Erfasst: Wunschzeiten und Anlass als Terminwunsch am Vorgang. Vorbereitet: Entwurf, der den Wunsch bestätigt und um fehlende Angaben bittet. Sie entscheiden: den tatsächlichen Termin. Aus den freien Zeiten Ihres Outlook-Kalenders schlägt die Software passende Termine im Entwurf vor, gelesen werden nur Zeiten und Status, keine Inhalte.
Eingang: Mail mit Bildern. Erfasst: Auftrag, Beschreibung, Bilder per Texterkennung gelesen und im Vorgang abgelegt. Vorbereitet: Eingangsbestätigung, zuständige Person benachrichtigt. Sie entscheiden: wie Sie reagieren.
Eingang: Mail mit PDF. Erfasst: Nummer, Betrag, IBAN und Fälligkeit aus Mail und Anhang; was nicht im Dokument steht, bleibt leer. Vorbereitet: strukturierte Ablage mit Übersicht. Sie entscheiden: über Prüfung und Zahlung. Mehr dazu unter Rechnungseingang automatisieren.
Eingang: die erfassten Belege des Monats. Vorbereitet: auf Wunsch ein Monatsexport an die Steuerkanzlei, dazu CSV-Export. Sie entscheiden: was an die Kanzlei geht. Der Abend mit dem Belegordner entfällt.
Auslöser: Statuswechsel, etwa „Auftrag angenommen", „Termin bestätigt", „Arbeiten abgeschlossen". Vorbereitet: E-Mail an den Kunden, Vorgangsnummer im Betreff. Sie entscheiden: ob ein Mensch die Meldung vorher liest oder sie direkt hinausgeht.
Meldet Ihre Handwerkersoftware Ereignisse wie „Auftrag angelegt" über die Schnittstelle, kann daraus ein Vorgang mit Statuswechsel werden. Weitere Systeme binden wir nach Bedarf an.
Eine Anfrage kommt abends über das Webformular. Alle Daten sind erfundene Beispieldaten.
Anfrage über das Kontaktformular
Name: Herr Beispiel
Ort: 12345 Beispielstadt
Wunsch: Badsanierung, Dusche statt Wanne, neue Fliesen
Wunschzeitraum: Frühjahr
Aufmaß: gern an einem Samstagvormittag
Anhang: 3 Fotos vom Bad
Es ist 20:40 Uhr. Niemand sitzt mehr im Büro.
Vorgang V-2026-0231 · Angebotsanfrage
Entwurf: [V-2026-0231] Ihre Anfrage Badsanierung
„Guten Tag Herr Beispiel, vielen Dank für Ihre Anfrage. Für das Aufmaß am Samstagvormittag melden wir uns mit einem konkreten Zeitfenster."
Am nächsten Morgen liegt der Entwurf im Outlook-Entwurfsordner. Sie ergänzen das Zeitfenster und senden.
Hier bleibt im Handwerk oft Geld liegen, weil das Nachhalten Zeit kostet. Der Business Optimizer erfasst Kürzungen positionsweise mit Frist, hält zugesagte Gutschriften beim Lieferanten nach und fasst bei offenen Angeboten per Entwurf nach.
Wir zeigen im Erstgespräch, wie daraus ein Vorgang mit Entwurf wird, oder Sie rechnen vorab selbst nach.
Der Kunde bekommt eine Eingangsbestätigung mit den erfassten Daten. Fehlt etwas, etwa ein Foto oder die Etage, wird nachgefragt. Bei jedem Statuswechsel wie „Auftrag angenommen", „Termin bestätigt" oder „Arbeiten abgeschlossen" erhält er eine E-Mail, jeweils mit der Vorgangsnummer im Betreff. Antwortet er, gehört seine Mail wieder zu seinem Vorgang. Meldet er sich nicht, entsteht ein Entwurf zum Nachfassen.
Für den Betrieb heißt das: Wer vertritt, sieht im Live-Monitor und im Verlauf, was vereinbart wurde. Angeforderte Unterlagen, etwa ein Foto oder ein Plan, liefert die Software nach Ihrer Freigabe nach.
Ob Sie ein Angebot abgeben, zu welchem Preis und wann der Termin stattfindet, entscheiden Sie. Der Business Optimizer nimmt Ihnen das Lesen, Sortieren und Vorformulieren ab. Antworten liegen zuerst als Entwurf bereit; Auto-Senden schalten Sie nur dort ein, wo Sie es bewusst wollen. Vor dem Scharfschalten zeigt der Beobachten-Modus, was die Software tun würde. Die Verantwortung für alles, was hinausgeht, bleibt bei Ihnen.
Wie viel Zeit das bei Ihnen spart, rechnen Sie im Zeitersparnis-Rechner. Wenn Fristen im Blick bleiben sollen, lesen Sie Fristen und Eskalation. Einen Überblick über alles andere finden Sie auf der Seite zum Business Optimizer.
Nennen Sie uns den Ablauf, der Sie abends am meisten Zeit kostet. Wir zeigen Ihnen am Beispiel Ihrer eigenen Anfragen, wie daraus ein Vorgang mit Antwortentwurf wird.
Haben Sie weitere Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne direkt über unser Kontaktformular oder per E-Mail.
Nein. Er kümmert sich um Eingänge, Antwortentwürfe, Status und Belege. Über eine Schnittstelle kann Ihr Programm Ereignisse an den Business Optimizer melden, weitere Systeme binden wir nach Bedarf an.
Nein. Er erfasst die Anfrage mit allen Angaben aus Text und Anhängen und bereitet Antwort und Terminwunsch vor. Das Angebot und seine Bedingungen bleiben Ihre Entscheidung.
Wir richten die Vorgangstypen, Statuswerte und Zuständigkeiten gemeinsam mit Ihnen ein. Zuerst läuft der Beobachten-Modus, in dem Sie prüfen, was die Software tun würde, bevor etwas scharf geschaltet wird. Einrichtung und Abrechnung erfolgen nach Aufwand.
Standardmäßig nicht. Antworten liegen als Entwurf im Outlook-Entwurfsordner, und Sie senden. Auto-Senden ist eine Option, die Sie je Vorgangstyp bewusst einschalten.
Der Betrieb findet in Deutschland statt, auf Wunsch werden nur europäische KI-Modelle verwendet. Mails und Formulare werden als Daten behandelt, nie als Befehle. Die Mandanten sind getrennt.
Anhänge wie PDF und Bilder werden gelesen, per Texterkennung bei Bildern, und im Vorgang abgelegt. Erfasst wird nur, was dort tatsächlich steht, fehlende Felder bleiben leer.