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Interessentenanfragen kommen per Mail und Formular, oft mehrere zu demselben Objekt, und alle wollen schnell eine Antwort. Dazu kommen Exposé, Grundriss und weitere Unterlagen, Besichtigungswünsche und Eigentümer, die wissen möchten, wie es läuft. Der Business Optimizer erfasst jede Anfrage mit Objekt, Kontaktdaten und Wunschtermin, legt den Antwortentwurf bereit, liefert Unterlagen nach Ihrer Freigabe nach und hält Eigentümer auf dem Laufenden. Sie entscheiden, die Software bereitet vor.
Im Maklergeschäft entscheidet oft die Reaktionszeit. Typisch ist das:
Per Mail und Formular fragen mehrere Interessenten nach demselben Objekt, zur Miete wie zum Kauf. Auch Anfragen, die über Immobilienportale als Mail im Postfach ankommen, liest der Business Optimizer wie jede andere Anfrage. Wer zuerst antwortet, hat oft die besseren Karten.
Exposé, Grundriss oder die Anfrage zum Energieausweis: Jemand muss die richtigen Unterlagen heraussuchen und zum richtigen Interessenten schicken.
Interessenten nennen Wunschzeiten, Eigentümer oder Mieter haben eigene Zeiten, und am Ende hängt alles an Hin und Her per Mail.
Ob der Interessent noch will, fragt niemand nach, weil der nächste Termin schon wartet.
„Gibt es Interessenten? Wie lief die Besichtigung?" kommt oft per Anruf oder Mail, und die Antwort muss erst zusammengesucht werden.
Zwischen echten Anfragen landen Werbung, automatische Nachrichten und Serienmails, die Zeit kosten.
Jeder Ablauf ist ein Vorgangstyp mit eigenen Feldern und Statuswerten. Das Gespräch mit dem Interessenten bleibt bei Ihnen, Erfassen und Vorbereiten übernimmt die Software.
Kurz erklärt: Ein Vorgang ist eine Akte pro Anfrage, mit Status, Verlauf und Zuständigem. Im Beobachten-Modus liest die Software zunächst nur mit und sendet nichts, erst danach schalten Sie sie scharf.
Eingang: Webformular, Postfach oder Schnittstelle. Erfasst werden Objekt, Kontaktdaten und Wunschtermin aus Text und Anhang, fehlende Angaben bleiben leer und werden nachgefragt. Vorbereitet: Eingangsbestätigung und Antwortentwurf in Ihrem Ton. Sie entscheiden: was Sie antworten und wem.
Eingang: Mail des Interessenten, der Unterlagen braucht. Erfasst wird, welche Unterlage gefragt ist. Vorbereitet: Exposé, Grundriss oder eine andere Unterlage geht nach Freigabe durch einen Menschen an den Interessenten. Sie entscheiden: was herausgeht.
Eingang: Mail oder Formular mit Terminwunsch. Erfasst werden die genannten Wunschzeiten. Aus den freien Zeiten Ihres Outlook-Kalenders schlägt der Business Optimizer passende Termine im Entwurf vor, gelesen werden dabei nur Zeiten und Status, keine Inhalte. Sie entscheiden: welcher Termin gilt.
Nach der Besichtigung einer Mietwohnung oder eines Kaufobjekts wartet der Vorgang auf die Rückmeldung des Interessenten. Dann entsteht ein Nachfass-Entwurf, und nach der eingestellten Zahl Erinnerungen bleibt es dabei, ohne weiteren Entwurf. Sie entscheiden: ob und wie Sie nachfassen.
Für den Vorgangstyp legen Sie Statuswerte fest, zum Beispiel „Besichtigung vereinbart" oder „Interessent prüft". Jeder Wechsel steht mit Zeitstempel im Verlauf, und der Eigentümer erfährt ihn per E-Mail. Sie entscheiden: welche Schritte es gibt.
Newsletter, Werbung und Systemmeldungen werden vorab aussortiert und lösen keinen Vorgang aus. Mails und Formulare werden als Daten behandelt, nie als Befehle. Das Ergebnis geht auf Wunsch als Eintrag ins CRM oder per Webhook an Ihre Systeme.
Links die Mail des Interessenten, rechts der Vorgang, den der Business Optimizer daraus anlegt. Alle Werte sind erfundene Beispieldaten.
E-Mail: Anfrage zur 3-Zimmer-Wohnung Beispielstraße 12
Von: Erika Beispiel, erika.beispiel@beispiel-mail.de
„Guten Tag, ich interessiere mich für die Wohnung in der Beispielstraße 12 und würde sie gern besichtigen, am liebsten Mittwoch oder Donnerstag nach 17 Uhr. Können Sie mir bitte das Exposé und den Grundriss schicken? Meine Nummer: 0000 000000."
Die Mail geht im Microsoft-365-Postfach ein. Der Business Optimizer erkennt eine Interessentenanfrage und eröffnet einen neuen Vorgang mit Nummer.
Im Outlook-Entwurfsordner liegt der Antwortentwurf samt Signatur und Ihren Textbausteinen. Ein Mensch prüft, ergänzt die tatsächlich freien Termine und sendet. Die Unterlagen gehen erst nach Freigabe heraus.
Wir schauen im Erstgespräch gemeinsam auf Ihre Anfragen, Unterlagen und Rückmeldungen an Eigentümer.
Der Interessent erhält eine Eingangsbestätigung mit den Angaben, die aus seiner Mail oder seinem Formular gelesen wurden, und bei Lücken eine gezielte Rückfrage. Die Vorgangsnummer steht im Betreff jeder ausgehenden Mail, so ordnet sich seine Antwort dem richtigen Vorgang zu.
Der Eigentümer erfährt per E-Mail, wo sein Objekt steht, und muss weniger nachfragen. Sie selbst sehen im Live-Monitor jeden Vorgang mit seinem aktuellen Schritt und lesen im Verlauf nach, wann was geschehen ist.
Wem Sie antworten, welche Unterlagen herausgehen, welcher Termin gilt und was Sie dem Eigentümer mitteilen, entscheiden weiterhin Sie. Das Erfassen, Sortieren, Erinnern und Entwerfen übernimmt die Software, die Verantwortung bleibt bei Ihnen. Jede Antwort liegt als Entwurf für Sie bereit, und gesendet wird automatisch nur dort, wo Sie es für einen Typ bewusst einschalten. Ein neuer Vorgangstyp beginnt im Beobachten-Modus und löst zunächst nichts aus.
Mehr dazu auf den Seiten Anfragen bleiben liegen, Telefon und Nachfragen und Fristen und Eskalation. Die Gesamtübersicht steht auf der Seite zum Business Optimizer, und was Ihnen das an Zeit spart, ermitteln Sie im Zeitrechner anhand Ihrer eigenen Annahmen.
Nachfassen nach der Besichtigung ist ein Thema für sich: Wo lassen Sie heute Geld liegen?
Zuerst liest der Business Optimizer nur an Ihren eigenen Interessentenanfragen mit, scharf geschaltet wird erst danach. Einrichtung und Abrechnung richten sich nach dem Aufwand, das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich.
Haben Sie weitere Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne direkt über unser Kontaktformular oder per E-Mail.
Er erfasst Objekt, Kontaktdaten und Wunschtermin aus Mail oder Formular, bestätigt den Eingang und fragt fehlende Angaben nach. Die Antwort liegt als Entwurf in Ihrem Ton bereit, ein Mensch sendet.
Angeforderte Dokumente werden nach der Freigabe durch einen Menschen nachgeliefert. Was herausgeht, entscheiden Sie. Die Dokumente und Anhänge werden zum Vorgang abgelegt.
Ja. Er schlägt aus den freien Zeiten Ihres Outlook-Kalenders passende Termine im Antwortentwurf vor und liest dabei nur Zeiten und Status, keine Titel, Teilnehmer oder Inhalte. Welcher Termin gilt, entscheiden Sie, gesendet wird nach Ihrer Freigabe.
Für den Vorgangstyp legen Sie Statuswerte fest. Jeder Statuswechsel steht mit Zeitstempel im Verlauf, und der Eigentümer wird per E-Mail informiert.
Der Betrieb läuft in Deutschland, auf Wunsch setzen wir nur europäische KI-Modelle ein. Interessentenmails und Formulare gelten als Daten und werden nie als Befehle ausgeführt. Mandanten sind getrennt, und Rollen legen fest, wer welche Objekte sieht.
Im Erstgespräch sprechen wir über Ihre Eingangskanäle und die Vorgangstypen, die Sie im Maklerbüro brauchen. Jeder Typ beginnt im Beobachten-Modus, löst nichts aus und wird erst nach Ihrer Prüfung scharf geschaltet. Einrichtung und Abrechnung richten sich nach dem Aufwand.