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Kündigungsfristen, Antwortzeiten, Wiedervorlagen: Sie leben in Köpfen, Notizzetteln und Postfächern. Solange alle Beteiligten gesund, anwesend und aufmerksam sind, geht das gut. Der Business Optimizer legt die Frist an den Vorgang, rechnet sie nach Kalender und Feiertagen, warnt vor dem Ende und meldet, wenn sie überschritten ist. Bleibt der Vorgang trotzdem liegen, geht die Meldung an die Administratoren.
Freitagnachmittag geht im gemeinsamen Postfach eine Kündigung ein. Wer sie liest, weiß: Darauf muss bis Anfang der Woche eine Antwort raus. Dann kommt das Wochenende, am Montag ist die Kollegin krank, und der Vertreter hat von der Frist nie gehört. Die Mail steht ungelesen zwischen vielen anderen. Als jemand sie findet, ist die Frist vorbei.
Das ist kein Fehler einzelner Personen. Eine Frist, die nur in einem Kopf oder in einer Mail existiert, ist für alle anderen unsichtbar. Und Wochenenden, Feiertage und Urlaub erschweren schon das einfache Nachrechnen: Wann läuft eine Frist von einigen Arbeitsstunden tatsächlich ab?
Verpasste Fristen kosten zuerst Vertrauen: Der Kunde wartet auf eine Antwort, die nicht kommt, und fragt nach. Dann kostet es Zeit, denn jemand muss den Vorgang nachträglich rekonstruieren, entschuldigen und aufholen. Manchmal kostet es auch einen Auftrag oder einen Vertrag, der sich still verlängert hat, weil niemand rechtzeitig reagiert hat.
Dazu kommt der Ärger im Team. Wenn Fristen vom Gedächtnis abhängen, entsteht ständig das Gefühl, etwas vergessen zu haben. Das bindet Aufmerksamkeit, die für die eigentliche Arbeit fehlt.
Gerechnet wird in Software, nicht von der KI: Die KI liest den Eingang, der Code kennt Kalender, Feiertage und Uhrzeit und entscheidet, ob eine Frist läuft, droht oder überschritten ist.
Für jeden Vorgangstyp legen Sie eine Frist fest, etwa für Kündigungen oder Angebotsanfragen. Sie wird in Arbeitsstunden gerechnet, Montag bis Freitag, nach dem Kalender und den Feiertagen Ihres Bundeslands. Wochenende und Feiertage zählen nicht.
Der Business Optimizer meldet sich nicht erst, wenn es zu spät ist, sondern vor dem Fristende. So bleibt dem Bearbeiter Zeit zu reagieren, solange sich noch etwas retten lässt.
Ist eine Frist überschritten, wird der Bearbeiter benachrichtigt. Bleibt der Vorgang weiter liegen, eskaliert er an die Administratoren. Offene Vorgänge werden alle 15 Minuten geprüft, unabhängig davon, wer gerade im Haus ist.
Für einen Vorgang lässt sich eine Wiedervorlage setzen. Zum Fälligkeitstermin kommt eine Meldung, der Vorgang taucht wieder auf, und der Verlauf zeigt, was zuvor geschehen ist. Nichts hängt mehr an einem Zettel am Monitor.
So läuft ein Vorgang mit Frist, der am Freitagnachmittag eingeht. Alle Daten und Zeiten sind erfundene Beispieldaten.
Betreff: Kündigung Wartungsvertrag
Von: einkauf@beispiel-kunde.de
„Hiermit kündigen wir den Wartungsvertrag zum nächstmöglichen Termin. Bitte bestätigen Sie uns den Eingang."
Eingegangen: Freitag, 06.11.2026, 14:00 Uhr
Die Mail eröffnet einen neuen Vorgang vom Typ „Kündigung / Vertragsänderung". Für diesen Typ ist eine Frist hinterlegt, im Beispiel neun Arbeitsstunden. Der Freitag bringt davon noch drei, der Rest fällt auf den Montag.
Jede Meldung steht mit Zeitstempel im Verlauf des Vorgangs und im Live-Monitor. Wann die Frist abläuft, rechnet der Code, nicht die KI.
Wir gehen im Erstgespräch Ihre Vorgangstypen durch und klären, wo eine Frist hingehört.
Der Business Optimizer sorgt dafür, dass eine Frist gesehen wird. Was daraus folgt, entscheiden Menschen: ob eine Kündigung angenommen wird, ob man nachverhandelt, wie die Antwort lautet. Die Antwort liegt als Entwurf im Outlook-Entwurfsordner, ein Mensch sendet. Sie legen fest, welche Frist für welchen Typ gilt und wer die Administratoren sind, an die eskaliert wird.
Wie es vorher schon im Eingang losgeht, zeigt die Seite Anfragen bleiben liegen. Wie sich Rückfragen und Anrufe verringern lassen, steht unter Telefon und Nachfragen. Und was das alles in Ihrem Haus an Zeit bedeuten kann, rechnen Sie im Zeitersparnis-Rechner mit Ihren eigenen Annahmen durch. Einen Gesamtüberblick bietet die Seite zum Business Optimizer.
Wir zeigen Ihnen an Ihren eigenen Vorgängen, wie Fristen, Vorwarnung und Eskalation aussehen können. Einrichtung und Abrechnung nach Aufwand.
Haben Sie weitere Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne direkt über unser Kontaktformular oder per E-Mail.
Je Vorgangstyp legen Sie eine Frist in Arbeitsstunden fest, zum Beispiel für Kündigungen oder Angebotsanfragen. Gerechnet wird Montag bis Freitag nach dem Kalender und den Feiertagen Ihres Bundeslands. Wochenenden und Feiertage zählen nicht.
Nein. Die KI liest den Eingang und ordnet ihn einem Vorgangstyp zu. Die Frist selbst rechnet Software mit festen Regeln, damit das Ergebnis jedes Mal nachvollziehbar und gleich ist.
Der Bearbeiter wird benachrichtigt. Bleibt der Vorgang weiter liegen, eskaliert er an die Administratoren. Offene Vorgänge werden dazu alle 15 Minuten geprüft, und jede Meldung steht mit Zeitstempel im Verlauf.
Ja, die Vorwarnung vor dem Fristende gehört dazu. Sie soll dem Bearbeiter Zeit geben zu reagieren, bevor eine Frist tatsächlich verstreicht.
Ja. Für einen Vorgang lässt sich eine Wiedervorlage setzen. Zum Fälligkeitstermin kommt eine Meldung, und der Vorgang taucht wieder auf. Der Verlauf zeigt, was bis dahin geschehen ist.
Nein. Sie sorgt dafür, dass die Frist gesehen wird. Die Antwort liegt als Entwurf im Outlook-Entwurfsordner, und ein Mensch entscheidet und sendet.