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In einer Hausverwaltung fragen Mieter und Eigentümer ständig nach: nach dem Stand einer Schadenmeldung, nach einer Bescheinigung, nach einem Beschluss. Dazu kommen Handwerkerrechnungen, die dem richtigen Objekt zugeordnet werden müssen, und ein gemeinsames Postfach, das niemand mehr überblickt. Der Business Optimizer erfasst jede Mail als Vorgang mit Objekt, hält den Stand fest und informiert die Beteiligten per E-Mail, während Ihr Team entscheidet.
Morgens liegt im gemeinsamen Postfach alles durcheinander. Was davon ist dringend, was gehört zu welchem Objekt, und wer kümmert sich darum?
Der Kern ist immer derselbe: Der Stand liegt im Kopf einzelner Kolleginnen und Kollegen. Mehr dazu auf den Seiten Anfragen bleiben liegen und Telefon und Nachfragen.
Jeder Ablauf ist ein Vorgangstyp, den Sie festlegen. Der Business Optimizer liest Mail und Anhänge, trägt ein, was dort steht, und lässt leer, was fehlt. Entscheiden tut Ihr Team.
Eingang: Mail oder Webformular eines Mieters mit Beschreibung, oft mit Fotos als Anhang.
Erfasst und vorbereitet: Objekt, Wohnung, Art des Schadens und Dringlichkeit, soweit sie in Mail und Anhang stehen. Der Mieter erhält eine Eingangsbestätigung, danach bei jedem Statuswechsel eine Meldung bis „erledigt".
Der Mensch entscheidet: Wen Sie beauftragen und wie dringend es wirklich ist.
Eingang: Mieter oder Eigentümer bittet per Mail um eine Bescheinigung oder bestimmte Unterlagen.
Erfasst und vorbereitet: Wer fragt, zu welchem Objekt und welches Dokument gemeint ist. Das Dokument wird bereitgestellt, wenn es abgelegt ist.
Der Mensch entscheidet: Ob das Dokument hinausgeht. Nach Ihrer Freigabe wird es nachgeliefert.
Eingang: Mail eines Eigentümers mit einer Frage zur Anlage oder zu einem laufenden Vorgang.
Erfasst und vorbereitet: Objekt, Thema und bisheriger Gesprächsverlauf. Die Antwort liegt als Entwurf in Ihrem Ton im Outlook-Entwurfsordner.
Der Mensch entscheidet: Was geantwortet wird. Ein Mensch sendet.
Eingang: Rechnung eines Handwerksbetriebs per Mail, meist als PDF.
Erfasst und vorbereitet: Rechnungsnummer, Betrag, IBAN und Fälligkeit aus Mail und Anhang. Die Rechnung wird dem Objekt zugeordnet und strukturiert abgelegt, mit Übersicht und CSV-Export.
Der Mensch entscheidet: Ob die Rechnung sachlich in Ordnung ist und bezahlt wird.
Eingang: Mail mit Kündigung oder dem Wunsch, einen Vertrag zu ändern.
Erfasst und vorbereitet: Wer schreibt, zu welchem Vertrag und Objekt, was gewünscht ist. Der Vorgang geht an die zuständige Person.
Der Mensch entscheidet: Die Frist prüft ein Mensch. Der Business Optimizer legt sie nicht fest.
Eingang: Eine Zusage, ein Angebot oder eine Rückmeldung, auf die Sie warten.
Erfasst und vorbereitet: Frist je Vorgangstyp, Wiedervorlage mit Fälligkeitsmeldung und Benachrichtigung vor Fristende. Bleibt etwas liegen, geht es an die Administratoren.
Der Mensch entscheidet: Wie es weitergeht, wenn die Wiedervorlage fällig ist.
Wenn Fristen im Mittelpunkt stehen, lesen Sie Fristen und Eskalation. Zur Belegverarbeitung steht mehr auf der Seite Rechnungseingang automatisieren. Ihr Verwaltungsprogramm kann über eine Schnittstelle Ereignisse an den Business Optimizer melden, weitere Systeme binden wir nach Bedarf an.
So läuft eine Schadenmeldung per Mail ab. Alle Daten sind erfundene Beispieldaten.
Betreff: Wasserfleck an der Decke
„Guten Tag, in unserer Wohnung 3 in der Beispielstraße 12 ist seit gestern ein feuchter Fleck an der Badezimmerdecke, er wird größer. Ich habe Fotos angehängt. Bitte um schnelle Rückmeldung. Anna Beispiel"
Der Business Optimizer erkennt den Vorgangstyp Schadenmeldung, liest Text und Fotos und trägt Objekt, Wohnung und Schadenart ein. Die Dringlichkeit ergibt sich aus dem, was dort steht.
Vorgang V-2026-0731 · Schadenmeldung · Beispielstraße 12, Wohnung 3
Jeder Wechsel löst eine Mail an die Mieterin aus, mit der Vorgangsnummer im Betreff: „[V-2026-0731] Ihre Schadenmeldung: Handwerker beauftragt".
Die Mieterin muss nicht nachfragen. Wer im Team den Vorgang öffnet, sieht Verlauf, Zuständigkeit und die gesendeten Mails.
Mieter und Eigentümer bekommen sofort eine Eingangsbestätigung mit den erfassten Daten. Fehlt eine Angabe, etwa die Wohnung, fragt der Business Optimizer nach. Bei jedem Statuswechsel, zum Beispiel „Handwerker beauftragt" oder „Erledigt", geht eine Meldung per E-Mail hinaus.
Nichts geht verloren, denn jeder Vorgang hat eine Nummer, einen Verlauf und eine zuständige Person. Und wer eine Kollegin vertritt, sieht im Live-Monitor sofort, wo der Vorgang steht.
Wer beauftragt wird, welches Dokument herausgeht, ob eine Rechnung bezahlt wird und wie mit einer Kündigung umzugehen ist, entscheiden Sie. Antworten entstehen als Entwurf, ein Mensch sendet. Direkt versendet wird nur dort, wo Sie Auto-Senden bewusst einschalten. Vorher läuft der Beobachten-Modus.
Die Verantwortung bleibt bei Ihnen. Der Business Optimizer sortiert, erfasst und bereitet vor. Wie viel Zeit das bei Ihnen spart, rechnen Sie im Zeitersparnis-Rechner mit eigenen Annahmen. Einen Überblick gibt die Seite zum Business Optimizer.
Versicherungsschäden am Gebäude und offenes Hausgeld oder offene Miete binden viel Nachhaltearbeit. Der Business Optimizer führt den Regulierungsstand je Schaden, erkennt Kürzungen und hält Zahlungsverzug mit Fristen nach, die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Im Erstgespräch zeigen wir, wie daraus ein Vorgang mit Objekt und Status wird, oder Sie rechnen vorab selbst nach.
Nennen Sie uns den Ablauf, der Ihr Team am meisten bindet. Wir zeigen am Beispiel Ihrer eigenen Vorgänge, wie Objekt, Status und Meldung zusammenkommen. Einrichtung und Abrechnung nach Aufwand.
Haben Sie weitere Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne direkt über unser Kontaktformular oder per E-Mail.
Die Meldung des Mieters kommt per Mail oder Formular. Der Business Optimizer erfasst Objekt, Wohnung, Schadenart und Dringlichkeit, soweit sie im Text und in den Anhängen stehen. Der Mieter erhält eine Eingangsbestätigung und bei jedem Statuswechsel eine Meldung bis „erledigt".
Nein. Angeforderte Dokumente werden erst nach Freigabe durch einen Menschen nachgeliefert. Sie entscheiden, was an wen hinausgeht.
Der Business Optimizer liest Rechnungsnummer, Betrag, IBAN und Fälligkeit aus Mail und Anhang und legt die Rechnung strukturiert ab. Was nicht im Dokument steht, bleibt leer. Ein Mensch prüft die Zuordnung und die Rechnung.
Sie beginnen mit den Abläufen, die Ihr Team am meisten binden. Vor dem Scharfschalten läuft der Beobachten-Modus, in dem Sie prüfen, was die Software tun würde. Einrichtung und Abrechnung erfolgen nach Aufwand.
Der Betrieb erfolgt in Deutschland, auf Wunsch mit ausschließlich europäischen KI-Modellen. Mails und Formulare werden als Daten behandelt, nicht als Befehle. Mandanten sind getrennt, und ein Wächter meldet Störungen.
Über eine Schnittstelle meldet Ihr Programm Ereignisse an den Business Optimizer. Weitere Systeme binden wir nach Bedarf an. Das Ergebnis kann auch als Eintrag im CRM oder per Webhook weitergegeben werden.