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Im Studio arbeiten Sie an der Fläche und am Tresen, die Mails laufen nebenher: Probetrainings, Kündigungen, Fragen von Mitgliedern, Beschwerden und Bewerbungen von Trainern. Der Business Optimizer erfasst jede Nachricht als Vorgang, legt den Antwortentwurf mit Terminvorschlägen aus Ihrem Kalender bereit und erinnert ans Nachfassen. Sie entscheiden, die Software bereitet vor.
Im Fitnessstudio kommen die Nachrichten oft dann, wenn niemand am Rechner sitzt. Typisch ist das:
Interessenten schreiben per Formular oder Mail und möchten schnell einen Termin. Wer erst am nächsten Tag antwortet, hat sie vielleicht schon verloren.
Mitglieder kündigen, ändern ihren Vertrag oder pausieren. Jemand muss die Angaben herauslesen, die Frist prüfen und eine Bestätigung schreiben.
Öffnungszeiten, Kurse, Kontaktdaten, eine Bescheinigung: vieles ist schnell geklärt, geht aber im Tagesgeschäft unter.
Ein defektes Gerät, ein überfüllter Kurs oder ein Missverständnis an der Theke. Beschwerden wollen eine zügige, ruhige Antwort.
Ob der Gast Mitglied werden möchte, fragt niemand nach, weil das nächste Training schon läuft.
Bewerbungen kommen zwischen Anfragen und Werbung an, und Anhänge müssen erst geöffnet und eingeordnet werden.
Jeder Ablauf ist ein Vorgangstyp mit eigenen Feldern und Statuswerten. Der Mensch entscheidet, die Software erfasst und bereitet vor.
Eingang: Mail, Formular oder Anhang. Erfasst werden Mitglied, gewünschtes Vertragsende und Grund, fehlende Angaben bleiben leer und werden nachgefragt. Vorbereitet: Kündigungsbestätigung als Entwurf in Ihrem Ton. Sie entscheiden: ob die Kündigung gilt, die Frist prüft ein Mensch.
Eingang: Webformular oder Postfach. Erfasst werden Name, Kontaktdaten und Wunschzeit. Aus den freien Zeiten Ihres Outlook-Kalenders schlägt der Business Optimizer passende Termine im Entwurf vor, gelesen werden dabei nur Zeiten und Status. Sie entscheiden: welcher Termin gilt.
Wartet ein Vorgang auf die Antwort des Gastes, entsteht ein Entwurf zum Nachfassen. Antwortet er nicht, folgt nach der eingestellten Zahl Erinnerungen kein weiterer Entwurf, die Software gibt auf. Sie entscheiden: ob und wie Sie nachfassen.
Eingang: Mail oder Formular eines Mitglieds. Erfasst wird, worum es geht, auch aus dem Anhang. Vorbereitet: Antwortentwurf mit Ihren Textbausteinen. Angeforderte Unterlagen werden nach Freigabe durch einen Menschen nachgeliefert. Sie entscheiden: was herausgeht.
Die Beschwerde wird als eigener Vorgang erfasst und dem zuständigen Teammitglied zugewiesen. Statuswerte wie „in Prüfung" oder „Rückmeldung an Mitglied" stehen mit Zeitstempel im Verlauf, das Mitglied wird per E-Mail informiert. Sie entscheiden: wie Sie antworten.
Bewerbungen werden als eigener Vorgangstyp erfasst, Anhänge abgelegt. Newsletter, Werbung und Systemmeldungen werden vorab aussortiert und lösen keinen Vorgang aus. Auf Wunsch geht das Ergebnis als Eintrag ins CRM oder per Webhook an Ihre Systeme.
Links der Eingang, rechts das Ergebnis im Business Optimizer, bis zum späteren Nachfassen. Alle Werte sind erfundene Beispieldaten.
Formular: Probetraining anfragen
Von: Max Beispiel, max.beispiel@beispiel-mail.de
„Hallo, ich würde gern ein Probetraining machen, am liebsten unter der Woche abends oder samstags vormittags. Ich habe bisher noch keine Erfahrung mit Geräten. Meine Nummer: 0000 000000."
Die Anfrage kommt über das Webformular herein. Der Business Optimizer erkennt eine Probetraining-Anfrage und eröffnet einen neuen Vorgang mit Nummer.
Der Entwurf liegt im Outlook-Entwurfsordner, mit Signatur und Ihren Textbausteinen. Ein Mensch prüft und sendet. Meldet sich der Gast nach dem Probetraining nicht, entsteht zum Wiedervorlagetermin ein Entwurf zum Nachfassen.
Wir schauen im Erstgespräch gemeinsam auf Ihre Probetrainings, Kündigungen und Mitgliederanfragen.
Der Interessent bekommt eine Eingangsbestätigung mit den erfassten Daten und konkrete Terminvorschläge statt einer offenen Frage. Fehlt etwas, folgt eine gezielte Nachfrage. Jede ausgehende Mail trägt die Vorgangsnummer im Betreff, damit Antworten dem richtigen Vorgang zugeordnet werden.
Mitglieder erfahren bei Kündigung oder Beschwerde per E-Mail, wie der Stand ist, und müssen weniger nachfragen. Im Live-Monitor sehen Sie jederzeit, welcher Vorgang in welchem Schritt steckt, und im Verlauf, was wann passiert ist.
Ob eine Kündigung gilt, welcher Termin steht, was Sie einem verärgerten Mitglied antworten und wen Sie als Trainer einladen, entscheiden weiterhin Sie. Die Frist prüft ein Mensch. Der Business Optimizer nimmt Ihnen das Erfassen, Sortieren, Erinnern und Entwerfen ab, nicht die Verantwortung. Antworten gehen als Entwurf an Sie, automatisches Senden gibt es nur als bewusst eingeschaltete Option je Typ. Jeder neue Vorgangstyp startet im Beobachten-Modus, ohne etwas auszulösen.
Mehr dazu auf den Seiten Anfragen bleiben liegen, Telefon und Nachfragen, Fristen und Eskalation, Rechnungseingang automatisieren und Geld liegen lassen. Den Überblick finden Sie auf der Seite zum Business Optimizer, den Nutzen rechnen Sie im Zeitrechner mit eigenen Annahmen nach.
Wir lassen den Business Optimizer an Ihren eigenen Anfragen mitlesen, bevor irgendetwas scharf geschaltet wird. Einrichtung und Abrechnung nach Aufwand.
Haben Sie weitere Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne direkt über unser Kontaktformular oder per E-Mail.
Er erfasst Name, Kontaktdaten und Wunschzeit aus Formular oder Mail, bestätigt den Eingang und fragt fehlende Angaben nach. Die Antwort liegt als Entwurf in Ihrem Ton bereit, ein Mensch sendet.
Ja. Er schlägt aus den freien Zeiten Ihres Outlook-Kalenders passende Termine im Antwortentwurf vor und liest dabei nur Zeiten und Status, keine Titel, Teilnehmer oder Inhalte. Welcher Termin gilt, entscheiden Sie.
Ein Mensch. Der Business Optimizer erfasst die Angaben aus Mail oder Anhang und bereitet die Kündigungsbestätigung als Entwurf vor. Ob und wann die Kündigung gilt, entscheiden Sie.
Wartet ein Vorgang auf die Antwort des Gastes, entsteht ein Entwurf zum Nachfassen. Antwortet er nicht, gibt die Software nach der eingestellten Zahl Erinnerungen auf. Gesendet wird nach Ihrer Freigabe.
Der Betrieb erfolgt in Deutschland, auf Wunsch nutzen wir nur europäische KI-Modelle. Mails und Formulare werden als Daten behandelt, nie als Befehle. Mandanten sind getrennt, Rollen regeln, wer was sieht.
Im Erstgespräch klären wir Ihre Eingänge und Vorgangstypen. Jeder Typ startet im Beobachten-Modus, ohne etwas auszulösen, und wird erst nach Ihrer Prüfung scharf geschaltet. Einrichtung und Abrechnung nach Aufwand.