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Die meisten Anrufe haben denselben Grund: Der Kunde weiß nicht, wo sein Auftrag steht. Der Business Optimizer informiert Ihre Kunden bei jedem Prozessschritt automatisch per E-Mail, mit der Vorgangsnummer im Betreff. Und Ihr Team sieht im Monitor, was mit jedem Vorgang bisher geschah, ohne beim Kollegen nachzufragen.
Das Telefon klingelt. „Ist mein Wagen schon fertig?" Kaum aufgelegt, die nächste Nummer: „Wir hatten doch einen Termin ausgemacht, oder?" Dann ein Kunde, der wissen möchte, ob der Kostenvoranschlag überhaupt angekommen ist. Die Kollegin, die den Fall kennt, ist im Urlaub. Der Kollege sucht im Postfach, ruft zurück, sucht weiter. Nebenbei liegt ein Fahrzeug auf der Bühne und wartet auf die Freigabe, die längst per Mail eingetroffen ist, nur an anderer Stelle.
Das ist kein Einzelfall und keine Schlamperei. Es passiert überall dort, wo Kunden nicht von selbst erfahren, wie weit ihr Auftrag ist, und wo der Stand nur im Kopf eines Einzelnen liegt. Ähnlich ist es, wenn Anfragen unbeantwortet bleiben, dazu mehr auf der Seite Anfragen bleiben liegen.
Der Business Optimizer führt jeden Vorgang durch einen festgelegten Ablauf. Jeder Schritt hat einen Namen, und wenn er wechselt, erfährt es der Kunde.
Sie definieren die Statuswerte je Vorgangstyp selbst, etwa „Kostenvoranschlag beim Kunden". Jeder Wechsel steht mit Zeitstempel im Verlauf. Der Status wird aus einer Mail erkannt, von Hand gesetzt oder von einem anderen Programm gemeldet.
Bei jedem Statuswechsel geht eine E-Mail an den Kunden. Schon die Eingangsbestätigung nennt die erfassten Daten. Die Vorgangsnummer steht im Betreff jeder ausgehenden Mail. Antwortet der Kunde, gehört seine Mail wieder zu diesem Vorgang.
Die Meldung liegt als Entwurf in Ihrem Ton im Outlook-Entwurfsordner, ein Mensch sendet. Nur wo Sie Auto-Senden für einen Typ bewusst einschalten, geht sie direkt hinaus. Was Sie nicht wollen, schalten Sie ab.
Im Live-Monitor sieht jeder Mitarbeitende, welcher Vorgang in welchem Schritt steht und was bisher geschah. Wer vertritt oder aus dem Urlaub kommt, muss den Kollegen nicht fragen. Zuständigkeiten legen Sie je Typ fest.
Wenn zusätzlich Fristen überwacht werden sollen, lesen Sie Fristen und Eskalation.
So läuft ein Werkstattauftrag, wenn der Kunde bei jedem Schritt informiert wird. Alle Daten sind erfundene Beispieldaten.
Vorgang V-2026-0412 · Reparaturauftrag
Der Status wechselt, weil das Team ihn setzt, eine Kundenmail ihn auslöst oder ein anderes Programm ihn meldet. Der Business Optimizer protokolliert jeden Wechsel mit Zeitstempel.
[V-2026-0412] Ihr Kostenvoranschlag liegt vor
[V-2026-0412] Danke für Ihre Freigabe
[V-2026-0412] Ihr Termin: 04.11., 10:00 Uhr
[V-2026-0412] Ihr Fahrzeug ist abholbereit
Beispiel für einen Text: „Guten Tag Frau Beispiel, Ihr Fahrzeug ist fertig und kann ab sofort abgeholt werden."
Die Kundin muss nicht anrufen. Wer im Team auch immer den Vorgang öffnet, sieht dieselben vier Schritte und die gesendeten Mails.
Sie legen fest, welche Schritte es gibt, bei welchen der Kunde eine Meldung bekommt und ob sie erst ein Mensch liest. Vor dem Scharfschalten läuft der Beobachten-Modus. Die Verantwortung für das, was an Kunden hinausgeht, bleibt bei Ihnen.
Eine ehrliche Grenze gehört dazu: Der Business Optimizer nimmt keine Anrufe entgegen. Er nimmt Kunden den Anlass anzurufen, weil sie früher und von selbst erfahren, was sie wissen wollen. Wer trotzdem lieber telefoniert, erreicht Ihr Team weiterhin.
Wie viel Zeit das bei Ihnen spart, rechnen Sie mit eigenen Annahmen im Zeitersparnis-Rechner. Einen Überblick über alles andere finden Sie auf der Seite zum Business Optimizer.
Wir zeigen im Erstgespräch, wie daraus eine Statusmeldung wird, oder Sie rechnen vorab selbst nach.
Nennen Sie uns den Ablauf, bei dem Kunden am häufigsten nachfragen. Wir zeigen Ihnen am Beispiel Ihrer eigenen Vorgänge, wie der Kunde künftig von selbst informiert wird.
Haben Sie weitere Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne direkt über unser Kontaktformular oder per E-Mail.
Nein. Der Business Optimizer ist keine Telefonanlage und nimmt keine Anrufe an. Er reduziert die Anlässe anzurufen, weil Ihre Kunden bei jedem Prozessschritt von selbst per E-Mail erfahren, wo ihr Vorgang steht.
Bei jedem Statuswechsel eines Vorgangs. Die Statuswerte definieren Sie je Vorgangstyp selbst, zum Beispiel „Kostenvoranschlag beim Kunden". Die Vorgangsnummer steht im Betreff jeder ausgehenden Mail.
Standardmäßig entsteht ein Entwurf im Outlook-Entwurfsordner, und ein Mensch sendet ihn. Direkt versendet wird nur dort, wo Sie Auto-Senden für einen Vorgangstyp bewusst eingeschaltet haben. Vor dem Scharfschalten können Sie im Beobachten-Modus prüfen, was die Software tun würde.
Der Status kann aus einer Mail erkannt, von Hand gesetzt oder von einem anderen Programm über die Schnittstelle gemeldet werden. Jeder Wechsel wird mit Zeitstempel im Verlauf des Vorgangs und im Live-Monitor festgehalten.
Jeder sieht im Live-Monitor, welcher Vorgang in welchem Schritt steht und was bisher geschah. Wer vertritt oder aus dem Urlaub zurückkommt, muss den Kollegen nicht fragen. Zuständigkeiten legen Sie je Vorgangstyp fest, Mitarbeitende mit Ansichtsrolle dürfen nur lesen.