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Eingangsrechnungen kommen als PDF-Anhang oder als Foto, mal an die Buchhaltung, mal an die Geschäftsführung. Der Business Optimizer erkennt sie im Postfach, liest Nummer, Betrag, IBAN und Fälligkeit heraus und legt sie strukturiert ab. Was nicht im Dokument steht, bleibt leer. Am Monatsende liegt alles bereit, was die Kanzlei braucht, und Fälligkeiten behalten Sie im Blick.
Es ist der Letzte des Monats. Die Steuerkanzlei schreibt, dass für drei Zahlungen auf dem Kontoauszug noch kein Beleg vorliegt. Also wird gesucht: im gemeinsamen Postfach, im Posteingang der Kollegin, im Ordner „Rechnungen", im Spam. Eine Rechnung steckt in einer Mail, die als Antwort auf eine ganz andere Frage kam. Eine zweite hing an einer Weiterleitung. Die dritte wurde nie geschickt, weil der Lieferant sie nur als Link bereitgestellt hat.
Wer in dieser Zeit zahlt, zahlt oft zu spät oder doppelt, weil niemand sicher weiß, was schon bearbeitet ist. Wer eine Fälligkeit übersieht, merkt es erst an der Mahnung.
Das Ärgerliche ist selten die einzelne Rechnung. Es ist die Summe aus Rückfragen der Kanzlei, aus dem Durchsuchen von Postfächern und aus dem Nachtragen von Daten, die längst irgendwo standen. Diese Zeit fehlt an anderer Stelle, meist genau in der Woche, in der ohnehin alles auf einmal fertig sein soll.
Dazu kommt das Risiko im Kleinen: ein übersehener Zahlungstermin, eine Rechnung ohne Zuordnung, ein Beleg, der bei der Prüfung fehlt. Keines davon ist dramatisch. Zusammen machen sie jeden Abschluss zäher, als er sein müsste.
Jede Rechnung durchläuft denselben Ablauf. Sie sehen im Live-Monitor, wo sie steht und warum die KI sie so eingeordnet hat.
Die KI ordnet die Mail dem Typ „Rechnungseingang" zu und liest Rechnungsnummer, Betrag, IBAN und Fälligkeit aus Text und Anhang, auch aus PDF und Bildern per OCR. Es zählt nur, was im Dokument steht. Fehlt die IBAN, bleibt das Feld leer, statt erfunden zu werden.
Daten stehen als Felder im Vorgang, Rechnung und Anhang werden abgelegt. Dazu gibt es eine Übersicht und einen CSV-Export. Auf Wunsch geht am Monatsende ein Export gesammelt an Ihre Steuerkanzlei.
Für den Vorgangstyp legen Sie eine Frist fest, gerechnet in Arbeitsstunden nach Kalender und Feiertagen. Wird sie überschritten, erfährt es der Bearbeiter, bleibt der Vorgang liegen, eskaliert er. Wiedervorlagen melden Fälligkeiten rechtzeitig. Eine Vorwarnung vor Fristende ist Teil des Angebots.
Belege aus Rechnungsquellen sollen sich sammeln und an unsere Prüfanwendung Belegprüfer übergeben lassen. Dieser Baustein ist in Einführung. Wie das für Ihre Quellen aussieht, klären wir im Erstgespräch.
Links der Eingang, rechts das Ergebnis im Business Optimizer. Alle Werte sind erfundene Beispieldaten.
Betreff: Rechnung RE-2026-104 / Wartung Oktober
Von: buchhaltung@beispiel-lieferant.de
„Anbei erhalten Sie unsere Rechnung über 1.190,00 EUR, zahlbar bis 15.11.2026."
Anhang: Rechnung.pdf
Die Mail ist kein Newsletter und keine Systemmeldung. Sie gehört zu keinem laufenden Vorgang und eröffnet deshalb einen neuen vom Typ „Rechnungseingang".
Der Vorgang erscheint in der Übersicht und im CSV-Export und geht auf Wunsch mit dem Monatsexport an die Kanzlei. Fehlt die IBAN, ergänzt sie ein Mensch, die Software rät nicht.
Wir schauen im Erstgespräch gemeinsam auf Ihren Rechnungseingang.
Ob eine Rechnung berechtigt ist und ob und wann bezahlt wird, entscheiden weiterhin Sie. Der Business Optimizer nimmt Ihnen das Suchen, Abtippen und Sortieren ab, nicht die Verantwortung. Jeder neue Vorgangstyp startet im Beobachten-Modus: Die Software liest Ihre echten Rechnungen mit, ohne etwas auszulösen, und Sie korrigieren im Monitor mit einem Klick, bis die Felder stimmen.
Mehr zum Zusammenspiel finden Sie auf den Seiten Anfragen bleiben liegen und Fristen und Eskalation, den Überblick auf der Seite zum Business Optimizer. Wie viel Zeit der Ablauf bei Ihnen freisetzen könnte, rechnen Sie im Zeitrechner mit Ihren eigenen Annahmen nach.
Wir lassen den Business Optimizer an Ihren eigenen Rechnungen mitlesen, bevor irgendetwas scharf geschaltet wird. Einrichtung und Abrechnung nach Aufwand.
Haben Sie weitere Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne direkt über unser Kontaktformular oder per E-Mail.
Rechnungsnummer, Betrag, IBAN und Fälligkeit, aus dem Mailtext und aus dem Anhang. PDF und Bilder werden per OCR gelesen. Es zählt nur, was im Dokument steht.
Das Feld bleibt leer. Die Software schätzt oder ergänzt nichts. Ein Mensch trägt die Angabe nach, zum Beispiel eine fehlende IBAN.
Auf Wunsch geht ein Monatsexport an die Steuerkanzlei. Daneben gibt es eine Übersicht aller Rechnungsvorgänge und einen CSV-Export, dazu werden Rechnung und Anhang zum Vorgang abgelegt.
Ja. Je Vorgangstyp legen Sie eine Frist in Arbeitsstunden fest, gerechnet nach Kalender und Feiertagen. Wird sie überschritten, wird der Bearbeiter benachrichtigt, bleibt der Vorgang liegen, eskaliert er an die Administratoren. Wiedervorlagen melden Fälligkeiten, eine Vorwarnung vor Fristende gehört zum Angebot.
Nein. Der Business Optimizer erfasst, legt ab und erinnert. Ob und wann eine Rechnung bezahlt wird, entscheiden Sie.
Belege aus Rechnungsquellen sollen sich sammeln und an unsere Prüfanwendung Belegprüfer übergeben lassen. Dieser Baustein ist in Einführung. Was davon für Ihre Quellen sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch.