Die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen auf Bundesebene ist ein entscheidender Schritt, um Prozesse zu modernisieren und Bürger:innen einen besseren Zugang zu öffentlichen Dienstleistungen zu ermöglichen. Ein Beratungsunternehmen begleitete diesen Transformationsprozess für einen begrenzten Zeitraum und generierte wertvolles Wissen über die Vorgehensweisen und Best Practices. Nach Beendigung der Beratung standen die Behörden vor der Herausforderung, dieses Wissen eigenständig zu nutzen, um die Digitalisierung erfolgreich weiterzuführen. Es war daher essenziell, die Wissensbasis strukturiert aufzubereiten und dauerhaft zugänglich zu machen.
Unser Team entwickelte eine umfassende Strategie zur Wissensaufbereitung und -bereitstellung, die auf den langfristigen Erfolg der Behörden ausgerichtet ist. Zu Beginn wurde ein detaillierter Projektablaufplan erstellt, der die einzelnen Schritte klar definierte. Ein Kick-off-Workshop mit allen relevanten Wissensträgern stellte sicher, dass alle Beteiligten abgestimmt und eingebunden waren.
Die technischen Gegebenheiten der bestehenden Plattform wurden gründlich evaluiert, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen entspricht. Anschließend wurde eine übersichtliche Inhaltsstruktur entwickelt und mit den Beteiligten abgestimmt. Wissensträger innerhalb der Behörden erstellten die Inhalte, die anschließend durch unser Team sowohl inhaltlich als auch visuell optimiert wurden.
Ein Rechtekonzept stellte sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Wissensseiten haben. Nach der finalen grafischen und strukturellen Optimierung wurden die Wissensseiten veröffentlicht und für die Behörden zugänglich gemacht.
Das Ergebnis war eine strukturierte, nutzerfreundliche und sichere Wissensplattform, die alle relevanten Informationen zur Digitalisierung von Verwaltungsleistungen bereitstellt. Behörden können per Login auf die Plattform zugreifen und finden dort detaillierte Anleitungen, unterstützende Dokumente und Best Practices, die den digitalen Transformationsprozess erheblich erleichtern. Die Plattform ist skalierbar, sodass sie zukünftig mit weiteren Inhalten und Funktionen erweitert werden kann, um den Anforderungen der Behörden nachhaltig gerecht zu werden.
Durch die strukturierte Herangehensweise und die enge Zusammenarbeit mit den Wissensträgern konnte ein nachhaltiges Wissensmanagement-System geschaffen werden, das nicht nur die aktuellen Bedürfnisse der Behörden erfüllt, sondern auch langfristig zur Optimierung der Verwaltungsdigitalisierung beiträgt.