Ein unvollständig dokumentierter und nur teilweise bekannter Prozess führte in einem Unternehmen zu unkoordinierten Abläufen. Die mangelnde Transparenz bei den Stakeholdern verursachte zusätzliche Abstimmungsschleifen, Missverständnisse und verlängerte die Bearbeitungszeit erheblich. Ziel war es, die Prozessstruktur zu analysieren, Optimierungspotenziale aufzudecken und einen klar definierten Soll-Prozess zu implementieren, der effizient und transparent abläuft.
Zunächst wurden die bestehenden Ist-Prozesse erfasst, wobei die Perspektiven aller Stakeholder berücksichtigt wurden, um ein vollständiges Bild der aktuellen Abläufe zu erhalten. Nach der Analyse wurden Optimierungspotenziale identifiziert und ein modellierter Soll-Prozess entwickelt, der die Anforderungen aller Beteiligten abdeckt. Dieser Soll-Prozess wurde gemeinsam mit den Stakeholdern abgestimmt, um Akzeptanz und Umsetzbarkeit sicherzustellen.
Basierend auf den abgestimmten Änderungen wurden die notwendigen IT-Strukturen geschaffen, um den Soll-Prozess technologisch zu unterstützen. Während der Rollout-Phase begleiteten wir die Implementierung des neuen Prozesses aktiv, um sicherzustellen, dass die Änderungen reibungslos in den Arbeitsalltag integriert werden konnten.
Der optimierte Prozessablauf ist nun allen Beteiligten bekannt und vollständig dokumentiert. Die Struktur des neuen Workflows ermöglicht es, abgeschlossene und anstehende Prozessschritte jederzeit transparent einzusehen. Dies hat die Zusammenarbeit zwischen den Stakeholdern verbessert, Abstimmungsschleifen reduziert und den Zeitaufwand für die Bearbeitung signifikant verringert. Der neue Workflow ist nicht nur effizient, sondern auch flexibel und skalierbar für zukünftige Anforderungen.
Mit unserem methodischen Ansatz und der engen Zusammenarbeit mit den Stakeholdern haben wir eine nachhaltige Lösung geschaffen, die nicht nur aktuelle Herausforderungen löst, sondern langfristig zu einem effizienteren und reibungsloseren Arbeitsprozess beiträgt.