In Unternehmen mit einem breiten Produktspektrum ist die Dublettenvermeidung in den Stammdaten eine zentrale Herausforderung. Kundendaten werden oft mehrfach erhoben – sei es aus regulatorischen Gründen, Zeitdruck oder Budgetbeschränkungen. Diese sogenannten bewussten Dubletten führen zu einer Intransparenz in den Stammdaten, die es erschwert, den Überblick zu behalten: Welche Produkte hat ein Kunde bereits abgeschlossen? Welche Vertriebspotenziale bleiben ungenutzt? Diese Unklarheit beeinträchtigt nicht nur die effiziente Arbeitsweise, sondern auch die Qualität der Kundenbetreuung. Besonders problematisch wird es bei übergreifenden Änderungen, wie etwa neuen Bankdaten, Adressen oder Kommunikationsdaten. Für den Innendienst bedeutet dies einen hohen manuellen Aufwand, da Änderungen an mehreren Datensätzen vorgenommen werden müssen. Ohne eine effektive Dublettenvermeidung in den Stammdaten entstehen so unnötige Kosten und Fehlerquellen, die langfristig die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens gefährden können.
Unser Ansatz zur Dublettenvermeidung in den Stammdaten begann mit einer umfassenden Bestandsaufnahme aller Prozesse, die auf die bestehenden Daten lesend oder schreibend zugreifen. Dies ermöglichte uns eine einheitliche Sicht auf die notwendigen fachlichen und technischen Anpassungen in der Prozesslandschaft. Wir analysierten, wie Stammdaten erfasst, verwaltet und genutzt werden, um Schwachstellen zu identifizieren und Optimierungspotenziale zu erkennen. In einem zweiten Schritt klärten wir rechtliche Aspekte: Gemeinsam mit Datenschutz- und Compliance-Beauftragten sowie den Rechtsabteilungen der Produktgeber stellten wir sicher, dass die Dublettenvermeidung mit allen gesetzlichen Vorgaben übereinstimmt. Dieser Schritt war essenziell, um Datenschutzrisiken zu minimieren und die rechtliche Grundlage für die Zusammenführung der Daten zu schaffen.
Die technische Optimierung erfolgte in mehreren Stufen. Zunächst implementierten wir eine zentrale Datenbasis, die redundante Einträge erkennt und zusammenführt. Anschließend wurden die fachlichen Prozesse an die neuen technischen Möglichkeiten angepasst, um eine langfristige Dublettenvermeidung in den Stammdaten zu gewährleisten. Durch diesen systematischen Ansatz konnten wir effiziente Lösungen entwickeln, die sowohl die Datenqualität als auch die Prozesseffizienz nachhaltig verbessern.
Unsere Lösungen zur Dublettenvermeidung in den Stammdaten bestanden darin, die getrennten Kundendaten unter Berücksichtigung rechtlicher Aspekte und Sichtbarkeiten zusammenzuführen. Dabei lag der Fokus auf der Ermittlung eindeutiger Kundenmerkmale, wie etwa Kundennummern oder spezifische Identifikatoren, die als Basis für die Zusammenführung dienten. Diese eindeutigen Merkmale ermöglichten es, Dubletten präzise zu identifizieren und zu eliminieren. Eine nachträgliche Änderung der Stammdaten – sei es eine Adressänderung oder die Aktualisierung von Kontaktdaten – wird nun vollautomatisch in alle relevanten Datensätze übernommen. Dadurch gehören doppelte Einträge der Vergangenheit an, und die Dublettenvermeidung in den Stammdaten sorgt für eine konsistente und transparente Datenbasis.
Die Vorteile dieser effizienten Lösungen sind vielfältig: Der Innendienst spart Zeit, da Änderungen nicht mehr manuell an mehreren Stellen vorgenommen werden müssen. Die Vertriebsteams profitieren von einer klaren Sicht auf die Kundenbeziehungen und können Potenziale gezielt nutzen. Zudem wird die Datenqualität nachhaltig gesteigert, was die Entscheidungsfindung im Unternehmen verbessert. Dank der Dublettenvermeidung in den Stammdaten ist das Unternehmen nun in der Lage, effizienter zu arbeiten, Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.