Die Geschäftswelt unterliegt ständigen Veränderungen und Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Abläufe kontinuierlich zu optimieren. Prozessmanagement und Prozessautomatisierung sind Schlüsselbegriffe, die immer häufiger in diesem Zusammenhang auftauchen.

Verständnis von Prozessmanagement

Prozessmanagement ist eine systematische Methode, bei der Unternehmen ihre Geschäftsprozesse analysieren, optimieren und überwachen, um Effizienz und Qualität zu steigern. Auch die reine Dokumentation, insbesondere in regulierten Branchen wie Banken und Versicherungen, ist ein valides Anwendungsfeld.

• ›1. Prozessidentifikation: Der erste Schritt besteht darin, alle Geschäftsprozesse zu identifizieren. Dies hilft beim Onboarding neuer Mitarbeiter, beim Aufdecken von Abhängigkeiten und bietet Vorteile für Accounting, Controlling und Compliance.
• ›2. Prozessanalyse: Sobald die Prozesse identifiziert sind, werden sie gründlich analysiert. Dies hilft, Schwachstellen, Engpässe und Redundanzen zu erkennen sowie technische Abläufe und Schnittstellen zu identifizieren.
• ›3. Prozessgestaltung: Basierend auf der Analyse werden die Prozesse neugestaltet. Wichtig: die Chance nutzen, offensichtliche Fehler und Ineffizienzen bereits in diesem Zuge auszuräumen. „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess." – Thorsten Dirks
• 4. Prozessüberwachung: Nach der Umgestaltung ist eine kontinuierliche Überwachung erforderlich, um sicherzustellen, dass die Prozesse wie geplant funktionieren. Bei digitalisierten Prozessen ist dies deutlich einfacher als bei analogen.
• ›5. Prozessoptimierung: Der letzte Schritt besteht darin, die Prozesse auf Basis der Erkenntnisse kontinuierlich zu optimieren – durch Automatisierungstechnologien, Mitarbeiterschulungen oder Anpassung von Richtlinien.

Die Revolution durch Prozessautomatisierung

Prozessautomatisierung bezieht sich auf die Verwendung von Technologie, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und Prozesse voll- oder teilzuautomatisieren. Dies führt zu erheblicher Effizienzsteigerung, Reduzierung menschlicher Fehler und beschleunigter Prozessdurchführung.

Zusammenfassend kann man sagen: Je öfter ein Prozess durchgeführt wird und je wichtiger er für das Unternehmen ist, desto eher sollte man eine umfassende, stabile Automatisierungslösung umsetzen.

Prozessautomatisierung mittels Camunda

Camunda ist eine leistungsstarke Open-Source-Plattform für Workflow- und Prozessautomatisierung, -digitalisierung und -orchestrierung. Sie ist sehr flexibel, skalierbar und somit für Unternehmen jeder Größe geeignet.

• ›Workflow-Modellierung: Camunda bietet eine benutzerfreundliche grafische Oberfläche zur Modellierung komplexer Workflows in BPMN 2.0. BPMN ist ein Modellierungsstandard der OMG, der sowohl fachlich als auch technisch klar definiert ist – eine klare Kommunikation zwischen Fachbereich und IT.
• ›Prozessautomatisierung: Die Plattform ermöglicht die Orchestrierung bis hin zur Automatisierung von Prozessen. Mithilfe von DMN (Decision Matrix Notation) können Entscheidungen auf Basis von Inputfaktoren getroffen werden.
• ›Integration: Camunda lässt sich mithilfe von Schnittstellen sehr gut in eine bestehende Systemlandschaft integrieren. In Version 8 wurden Integrationen deutlich vereinfacht – es erinnert stellenweise an ein Low-Code-Tool.
• › Echtzeitüberwachung und -analyse: Die Plattform bietet Echtzeitüberwachung und -analyse von laufenden Prozessen. Grafisch kann dies mit einer „Heat Map" dargestellt werden, mit der man schnell erfassen kann, welche Prozessschritte langsamer ablaufen als andere.

Camunda in der Praxis: Ein Anwendungsbeispiel

Camunda wird bereits von vielen großen Konzernen verwendet. Die Deutsche Telekom orchestriert ihre 2500 RPA-Bots und konnte die Erfolgsquote auf ca. 90 % steigern. Zalando nutzt Camunda, um den gesamten Bestellprozess abzuwickeln – inklusive Couponabwicklung, Zahlungsinitiierung, Lagerhaltung und ERP-Synchronisation.

Herausforderungen und Zukunftsaussichten

Obwohl Prozessmanagement und Prozessautomatisierung erhebliche Vorteile bieten, sind sie nicht ohne Herausforderungen. Neben dem Aufwand, alle Abläufe zu identifizieren und zu dokumentieren, müssen sich Unternehmen mit Datenschutz- und Sicherheitsfragen, der Schulung von Mitarbeitern und der kontinuierlichen Anpassung auseinandersetzen. Dennoch sind die Vorteile in Bezug auf Effizienz, Agilität und Transparenz enorm – insbesondere in Zeiten, in denen Mitarbeiter für repetitive Arbeiten schwer zu finden und zu halten sind.